Karyawan kamu tidak masuk kerja? Jangan asal potong gaji. Tak semua jenis ketidakhadiran karyawan bisa berakibat pemotongan upah. Dalam hukum ketenagakerjaan Indonesia, ada aturan potong gaji karyawan yang harus menjadi pedoman perusahaan.
Pengusaha memang diperbolehkan memotong gaji karyawan, dalam pengertian tidak membayar upahnya, apabila karyawan tidak masuk kerja atau melakukan pekerjaan.
Ini sesuai prinsip no work no pay di Pasal 93 ayat 1 UU Ketenagakerjaan No 13 Tahun 2003, yang menyebutkan bahwa upah tidak dibayarkan apabila pekerja/buruh tidak melakukan pekerjaan.
Namun, ada sejumlah alasan karyawan tidak bekerja yang dikecualikan dari ketentuan di atas seperti yang diterangkan di Pasal 93 ayat 2, yaitu:
- sakit
- sakit hari pertama dan kedua masa haid bagi karyawan perempuan
- menikah; menikahkan, mengkhitankan, membaptiskan anaknya; isteri melahirkan atau keguguran; suami, isteri, anak, menantu, orang tua, mertua, atau anggota keluarga satu rumah meninggal dunia
- menjalankan kewajiban terhadap negara
- menjalankan ibadah yang diperintahkan agamanya
- pekerja bersedia melakukan pekerjaan yang dijanjikan, tetapi pengusaha tidak mempekerjakannya
- melaksanakan hak istirahat
- menjalankan tugas serikat pekerja/buruh atas persetujuan pengusaha
- melaksanakan tugas pendidikan dari perusahaan
Apabila karyawan tidak bekerja karena salah satu alasan di atas, maka pengusaha tetap wajib membayar upahnya. Jadi, tidak boleh ada pemotongan gaji karyawan.
Lalu, bagaimana sebenarnya aturan potong gaji karyawan di Indonesia?
Pemotongan gaji diatur dalam Peraturan Pemerintah No 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan. Ada beberapa jenis pemotongan yang diperbolehkan, antara lain denda, kasbon, ganti rugi, dan cicilan utang. Sedangkan jumlah potongan gaji karyawan tidak boleh melebihi 50% dari gaji karyawan.
Table of Contents
Potong gaji sepihak tanpa perlu persetujuan karyawan
Ada dua jenis pemotongan pajak yang boleh dilakukan pengusaha secara sepihak tanpa perlu persetujuan karyawan, yakni:
Baca Juga: Aturan Pemotongan Upah Karyawan 25 Persen di Perusahaan Industri Padat Karya
1. Potong gaji karena tidak bekerja/masuk kerja
Apabila karyawan tidak bekerja/masuk kerja bukan karena salah satu alasan yang disebutkan di Pasal 93 ayat 2 UU Ketenagakerjaan, maka perusahaan boleh memotong gaji yang bersangkutan secara sepihak. Jenis tidak masuk kerja yang bisa berakibat potong gaji adalah bolos, mangkir, atau tidak masuk kerja tanpa alasan yang bisa diterima, serta cuti di luar tanggungan (unpaid leave).
Cara hitung potong gaji karyawan tidak masuk kerja paling gampang menggunakan rumus hitung prorata, yakni proporsional jumlah hari tidak masuk kerja terhadap jumlah hari kerja sebulan. Rumusnya seperti di bawah:
Potongan gaji = (Ʃ hari tidak bekerja : Ʃ hari kerja sebulan) x gaji sebulan
Contohnya, apabila karyawan mengambil cuti di luar tanggungan selama 5 hari dalam sebulan, dan jumlah hari kerja sebulan 25 hari, maka potongannya sebesar 1/5 gaji.
2. Potong gaji untuk kelebihan pembayaran upah
Ada kalanya dalam perhitungan payroll perusahaan terjadi kekeliruan akibat salah input, salah hitung, atau human error lainnya, yang dapat berakibat gaji yang dibayarkan perusahaan kepada karyawan melebihi nominal yang seharusnya diterima.
Dalam hal terjadi kelebihan pembayaran gaji seperti ini, pengusaha dapat memotong gaji karyawan periode berikutnya sebesar kelebihan upah yang dibayarkan pada bulan sebelumnya tanpa perlu persetujuan karyawan.
Potong gaji yang diatur dalam perjanjian kerja, PP/PKB
Ada beberapa jenis pemotongan gaji karyawan yang perlu diatur dalam perjanjian kerja, dituangkan dalam peraturan perusahaan, atau disepakati dalam perjanjian kerja bersama, dan tidak dapat dilakukan sepihak oleh pengusaha, yaitu:
3. Bayar denda
Denda dapat dikenakan terhadap karyawan untuk pelanggaran yang sifatnya disengaja maupun tidak disengaja. Jenis-jenis pelanggaran dan denda ini diatur secara rinci dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama.
Pelajari cara membuat dan contoh peraturan perusahaan!
Contohnya adalah denda keterlambatan masuk kantor, atau pulang mendahului jam kerja. Aturan ini harus didefinisikan secara jelas, misalnya menit keterlambatan dan besaran dendanya, dan menjadi kesepakatan bersama. Potongan gaji dihitung dari akumulasi menit keterlambatan dikalikan nilai denda.
Jika telah diatur demikian, maka perusahaan bisa menerapkan potong gaji karena terlambat masuk kerja atau pulang lebih cepat dari jadwal. Sebaliknya, jika denda tidak diatur atau tidak dituangkan dalam kesepakatan bersama, maka perusahaan tidak bisa sepihak memotong gaji karyawan yang terlambat masuk kerja.
4. Bayar ganti rugi
Pemotongan gaji untuk ganti rugi perusahaan juga diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama. Misalnya, segala kerusakan atau kehilangan aset dan properti milik perusahaan yang disebabkan oleh kelalaian karyawan sepenuhnya merupakan tanggung jawab karyawan bersangkutan dan mewajibkan penggantian kerugian perusahaan dengan cara potong gaji.
Setelah disepakati, maka aturan potong gaji untuk ganti kerugian bisa berlaku dan boleh masuk di kolom potongan slip gaji karyawan. Besaran potong gaji bisa disepakati di awal, misalnya boleh dengan cara dicicil agar tidak terlalu memberatkan karyawan.
5. Kasbon
Kasbon atau uang muka upah adalah sebagian gaji yang diambil oleh karyawan di depan, bisa di awal maupun tengah periode penggajian. Kasbon biasanya dilakukan karena kebutuhan mendesak karyawan sem*ntara tanggal pembayaran gaji masih lama. Sebagai gantinya, gaji karyawan yang diterima pada saat penggajian tidak utuh, tetapi dipotong sebesar kasbon.
Sesuai dengan ketentuan dalam PP Pengupahan, potong gaji kasbon juga diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama. Perusahaan dapat menetapkan batas maksimal kasbon karyawan agar tidak menyebabkan potongan terlalu besar di slip gaji, misalnya 25%, 30%, atau 40%.
Baca Juga: Karyawan Sering Kasbon? Ini Dia Tips Seputar Aturan Pinjaman Karyawan
Potong gaji yang disepakati dalam perjanjian tertulis
Ada dua jenis pemotongan gaji karyawan yang harus disepakati secara tertulis dan tidak bisa dilakukan sepihak. Perjanjian potong gaji ini harus dibuat di depan.
6. Bayar sewa rumah/barang perusahaan
Ada perusahaan yang menyewakan aset/barang mereka kepada karyawannya, misalnya rumah dan kendaraan. Sewa aset ini menguntungkan dua pihak, karena karyawan bisa mendapat harga lebih murah dan perusahaan memperoleh pemasukan tambahan.
Nah, seringkali pembayarannya dilakukan melalui pemotongan gaji karyawan bersangkutan. Potong gaji untuk sewa aset perusahaan diperbolehkan dalam PP Pengupahan. Namun, syaratnya harus ada perjanjian atau kesepakatan tertulis di awal, termasuk berapa besarnya potongan gaji.
Simak contoh dan cara pengelolaan aset pada perusahaan!
7. Bayar utang/cicilan utang
Utang karyawan tidak sama dengan kasbon gaji. Kasbon merupakan pengambilan sebagian gaji di depan, sedangkan utang karyawan adalah pinjaman dari kantor yang jumlahnya bisa lebih besar dari gaji dan biasanya dibayar berangsur (cicil) dengan potong gaji karyawan setiap bulan.
Sama dengan potong gaji untuk sewa aset, potong gaji untuk cicilan utang juga mensyaratkan perjanjian tertulis di depan, baik soal jangka waktu pembayarannya serta besaran cicilan yang dipotong dari gaji karyawan setiap bulan.
Potong gaji untuk pihak ketiga
PP Pengupahan juga memperbolehkan perusahaan memotong gaji karyawan untuk dibayarkan kepada pihak ketiga, yaitu:
8. Potong gaji yang membutuhkan surat kuasa
Pemotongan gaji bisa dilakukan oleh perusahaan untuk pihak hanya jika ada surat kuasa yang dibuat oleh karyawan, contohnya adalah untuk pembayaran angsuran kredit kepemilikan rumah kepada bank, angsuran kredit kendaraan kepada perusahaan pembiayaan, dan seterusnya.
9. Potong gaji tanpa surat kuasa
Pemotongan gaji untuk pihak ketiga yang tidak membutuhkan surat kuasa adalah potong gaji untuk semua jenis kewajiban pembayaran oleh karyawan terhadap negara atau iuran sebagai peserta pada badan yang menyelenggarakan jaminan sosial yang ditetapkan dengan peraturan perundang-undangan.
Dengan kata lain, ada dua kewajiban pembayaran terhadap negara (pihak ketiga), yakni pajak penghasilan PPh 21/26 dan iuran BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan. Potong gaji ini bersifat wajib dan tanpa surat kuasa.
Perusahaan berwenang memotong pajak dan iuran BPJS, lalu menyetorkannya ke pihak ketiga, sedangkan karyawan berhak memperoleh bukti potong pajak dan slip gaji bulanan sebagai bukti potong gaji.
Nah, di luar yang disebutkan di atas, pemotongan gaji tidak dapat dilakukan oleh perusahaan. Contohnya, potong gaji karena bisnis perusahaan merugi, atau potong gaji demi efisiensi karena gaji karyawan terlalu tinggi.
Baca Juga: Peraturan Potong Gaji Karena Sakit bagi Karyawan
Hitung potong gaji karyawan dengan aplikasi payroll
Sekarang kamu tak perlu repot menghitung manual potongan gaji karyawan, sebab sudah ada software payroll Indonesia yang bisa menghitung potongan gaji karyawan secara otomatis. Caranya cukup mudah, kamu cukup memasukkan jenis potongan gaji di pengaturan aplikasi, dengan memilih:
- Jumlah tetap: untuk potongan gaji yang besarannya sama tiap bulan, misalnya cicilan utang karyawan dan potongan untuk pihak ketiga.
- Tergantung output: untuk potongan gaji yang besarnya dihitung rate kali unit, misalnya denda keterlambatan yang dihitung berdasarkan menit.
- Prorate: untuk potongan gaji yang besarnya proporsional, misalnya potongan gaji karena tidak masuk tanpa keterangan dan unpaid leave.
- Manual: untuk potongan gaji yang ditentukan berbeda setiap periode penggajian dan harus dimasukkan secara manual, misalnya potongan gaji untuk kasbon, kelebihan upah, atau bayar ganti rugi.
Bukan hanya itu, HR payroll berbasis web ini juga bisa diandalkan untuk menghitung potongan pajak penghasilan PPh 21/26 dan potongan iuran BPJS. Potong gaji untuk pajak PPh 21 di Gadjian sudah menggunakan aturan terbaru PP 58/2023 sejak Januari 2024, yakni dengan tarif efektif untuk pajak bulanan dan tarif Pasal 17 ayat 1 UU Pajak Penghasilan untuk pajak tahunan.
Kalkulator Gadjian menghitung semua komponen pendapatan karyawan, seperti gaji, tunjangan, lembur, THR, bonus, dan komponen potongan seperti yang disebutkan di atas serta menyusun slip gaji gaji online karyawan. Otomatisasi proses hitung ini menekan risiko human error sehingga hasilnya lebih akurat.
Gadjian jauh lebih praktis dan hemat waktu kerja dibandingkan dengan perhitungan payroll Excel. Kamu tidak perlu repot membuat form slip gaji Excel, input komponen, menghitung, mencetak, dan mengedarkannya.
Slip gaji online lebih hemat karena paperless dan lebih terjaga kerahasiaannya karena hanya bisa diakses oleh karyawan bersangkutan melalui aplikasi employee self-service GadjianKu di smartphone.
Gadjian bisa digunakan bersama Hadirr, aplikasi absensi online berbasis face recognition dan anti-fake GPS yang dapat memantau kehadiran karyawan real-time. Absensi digital dengan aplikasi ini lebih efisien tanpa perlu perangkat sidik jari. Karyawan cukup berfoto selfie di smartphone, dan aplikasi akan melakukan verifikasi dan mencatat kehadirannya.
Smartphone karyawan ketinggalan atau kehabisan kuota internet? Tenang, Hadirr punya fitur lend app, di mana karyawan bersangkutan bisa meminjam smartphone milik rekan kerjanya untuk melaporkan kehadiran dirinya.
Data kehadiran karyawan bisa diimpor ke Gadjian untuk perhitungan gaji, termasuk menghitung potongan gaji dalam hal karyawan tidak masuk karena bolos, mangkir, atau tanpa keterangan.
Apabila menerapkan denda keterlambatan dengan potong gaji, data clock-in dan clock-out yang akurat di aplikasi Hadirr membantu kamu memantau karyawan yang terlambat atau pulang lebih cepat.
Hadirr juga bisa digunakan untuk mencatat jam lembur karyawan, memantau jadwal kerja harian, memonitor kunjungan klien, dan juga sebagai aplikasi CRM sales.
